Dla wielu przedsiębiorców „chmura” brzmi jak coś odległego i bardzo technicznego. Tymczasem prawie każdy z nas już z niej korzysta, na przykład wtedy, gdy zapisuje pliki w Google Drive, wysyła zdjęcia na Dropboxa albo prowadzi firmową pocztę w Microsoft 365. Problem pojawia się wtedy, gdy dane firmowe trafiają do chmury bez świadomości, jakie ryzyka się z tym wiążą i kto faktycznie odpowiada za ich bezpieczeństwo.
Poniżej znajdziesz kilka prostych zasad, które pomogą korzystać z usług chmurowych bez obaw i bez mgły informacyjnej.
Czym różni się backup w chmurze od pełnej migracji środowiska
Na początek warto odróżnić dwa pojęcia, które często są mylone.
Backup w chmurze to po prostu kopia danych przechowywana w zewnętrznym centrum danych. Działa jak cyfrowe ubezpieczenie. Jeśli komputer się zepsuje albo ktoś przypadkiem skasuje plik, można go łatwo przywrócić.
Migracja do chmury oznacza coś więcej. To przeniesienie całych aplikacji, systemów i zasobów firmy do środowiska online. Zamiast lokalnego serwera w biurze wszystko działa na serwerach dostawcy usług.
Backup chroni przed utratą danych, a migracja przenosi całą infrastrukturę. Dlatego decyzja o pełnej chmurze powinna być przemyślana. Obejmuje ona nie tylko wygodę, ale także nowe obowiązki związane z bezpieczeństwem i kontrolą dostępu.
Jak ustawić zasady dostępu i kontroli danych
Najczęstszym błędem przy pracy z chmurą jest przekonanie, że „dostawca się tym zajmie”. Rzeczywistość wygląda inaczej.
Większość usług działa w modelu odpowiedzialności współdzielonej. Oznacza to, że dostawca odpowiada za infrastrukturę i ciągłość działania, a użytkownik odpowiada za konfigurację, dostęp i dane.
Kilka prostych zasad, które warto wdrożyć:
-
Przyznawaj dostęp tylko tym osobom, które faktycznie go potrzebują.
-
Korzystaj z kont służbowych, a nie prywatnych, nawet jeśli to tylko jeden folder.
-
Włącz weryfikację dwuetapową przy logowaniu do konta.
-
Regularnie przeglądaj listę użytkowników i usuwaj tych, którzy już nie współpracują z firmą.
Dzięki temu chmura nie stanie się otwartymi drzwiami dla każdego, kto przypadkiem zna Twój adres e-mail.
Najczęstsze błędy przy korzystaniu z usług chmurowych
1. Brak kopii zapasowych
Paradoksalnie, wielu przedsiębiorców uważa, że w chmurze wszystko zapisuje się automatycznie. To nieprawda. Jeśli usuniesz plik albo ktoś z zespołu nadpisze ważny dokument, dane mogą zniknąć bezpowrotnie. Dlatego zawsze konfiguruj automatyczne kopie zapasowe.
2. Używanie tego samego hasła wszędzie
To nadal najczęstsza przyczyna wycieków danych. Nawet najlepsza chmura nie pomoże, jeśli ktoś odgadnie hasło do Twojego konta.
3. Udostępnianie plików przez publiczne linki
Wygodne, ale bardzo ryzykowne. Pliki firmowe powinny być udostępniane tylko określonym osobom, najlepiej po zalogowaniu.
4. Brak kontroli nad urządzeniami
Pracownicy często logują się do chmury z prywatnych laptopów lub smartfonów. Warto wprowadzić zasadę, że dostęp do danych firmowych jest możliwy wyłącznie z urządzeń zabezpieczonych hasłem i aktualnym oprogramowaniem.
Jak wybrać dobrą usługę chmurową
Nie każda chmura jest taka sama. Wybierając dostawcę, zwróć uwagę na kilka kluczowych aspektów:
-
Siedziba i jurysdykcja firmy – dane europejskich firm najlepiej przechowywać na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej.
-
Szyfrowanie danych – zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania.
-
Dostępność wsparcia technicznego – w razie problemów nie chcesz czekać tygodnia na odpowiedź.
-
Przejrzysta polityka prywatności – dostawca nie powinien mieć prawa przetwarzać Twoich danych w celach marketingowych.
Co dalej?
Korzystanie z chmury to ogromna wygoda i oszczędność, ale wymaga świadomego podejścia. Zanim powierzysz swoje dane firmie zewnętrznej, warto poświęcić chwilę, aby zrozumieć, jak działa model odpowiedzialności współdzielonej. Jeśli masz wątpliwości, jak skonfigurować usługę lub jak zadbać o bezpieczeństwo danych, skorzystaj z pomocy specjalisty IT. Czasem jedna rozmowa z ekspertem potrafi uchronić firmę przed stratami, które kosztowałyby tysiące złotych.
Chmura naprawdę może być bez chmur. Wystarczy odrobina wiedzy, kilka dobrych nawyków i świadomość, że bezpieczeństwo zawsze zaczyna się od użytkownika.
